Traducere apostilată

Traducerea apostilată este, la rândul ei, îmbinarea a două lucrări: traducerea documentului în limba-țintă și închiderea lanțului cu mențiunea de apostilă. Ordinea în care se fac aceste două lucrări este punctul cel mai important al procedurii și cel la care se greșește cel mai des.

Întâi traducerea sau întâi apostila?

Nu există un singur răspuns corect; răspunsul depinde de locul în care va ajunge documentul. Există două scenarii de bază. În primul, apostila se aplică pe documentul original, iar apoi documentul apostilat se traduce în întregime; această cale se urmează dacă țara de destinație vrea să vadă în limba ei atât documentul, cât și mențiunea. În al doilea, se face mai întâi traducerea legalizată notarial, iar apostila se aplică pe această legalizare; această cale este valabilă atunci când țara de destinație vrea să vadă certificată o traducere făcută în Türkiye.

Unele țări impun însă ca traducerea să fie făcută pe teritoriul lor, de un traducător abilitat de ele. În acest caz, în Türkiye se obține numai apostila pe documentul original, iar traducerea se face în țara de destinație. În țările cu regim de traducător jurat, precum Germania, Franța sau Spania, această posibilitate este mai mare. Diferențele de regim de la o țară la alta le-am strâns în ghidul de țări.

Ce autoritate dă apostila?

În Türkiye, competența de a aplica apostila nu este strânsă într-o singură mână; după tipul documentului sunt competente autorități diferite. Pentru documentele administrative sunt competente guvernoratele turce ale provinciilor și administrațiile turce de district, iar pentru documentele judiciare, președințiile comisiilor judiciare turce din centrele care au tribunal turc pentru infracțiuni grave. A merge la autoritatea greșită înseamnă o întârziere care poate ține zile întregi.

Tipul documentului	Clasa	Autoritatea competentă
Extras turcesc din registrul de evidență a populației, certificat turcesc de naștere și de căsătorie	Administrativ	Guvernorat turc al provinciei / administrație turcă de district
Diplomă și foaie matricolă	Administrativ	Guvernorat turc al provinciei / administrație turcă de district
Hotărâre judecătorească, certificat turcesc privind antecedentele penale	Judiciar	Președinția comisiei judiciare turce
Procură sau traducere legalizată notarial	Judiciar	Președinția comisiei judiciare turce
Certificate turcești de la registrul comerțului	Administrativ	Guvernorat turc al provinciei / administrație turcă de district

De regulă, apostila se obține de la autoritatea competentă a provinciei în care a fost întocmit documentul. Într-un dosar alcătuit din documente întocmite în orașe diferite, și formalitățile de apostilare se fac în mai multe provincii. În ce orașe ne desfășurăm activitatea puteți vedea pe pagina de provincii.

Țările care nu fac parte din sistemul apostilei

Dacă țara de destinație nu este parte la convenție, apostila nu este de folos; în locul ei se pune în mișcare lanțul de supralegalizare. Acest lanț este alcătuit de regulă din legalizarea notarială, apoi avizul ministerului competent și, în final, supralegalizarea de către reprezentanța din Türkiye a țării de destinație. Lanțul durează mai mult și depinde de calendarul propriu de programări al reprezentanței.

Statutul de membru nu este ceva fix: în ultimii ani multe țări au aderat la convenție, iar la unele aplicarea este într-o perioadă de tranziție. De aceea, înainte de a începe procedura, situația actuală a țării de destinație trebuie confirmată din lista oficială a statelor părți la convenție. Și noi dăm mereu, pe paginile de țări, această avertizare de verificare.

Asigurarea calității: și mențiunea în sine este traducere

Mențiunea de apostilă este alcătuită din rubrici numerotate standard, iar titlurile acestor rubrici sunt stabilite în textul convenției. Când mențiunea este tradusă, această structură standard trebuie păstrată, numerele rubricilor trebuie lăsate la locul lor, iar denumirea autorității care a emis mențiunea trebuie redată cu scrierea ei oficială. O traducere liberă poate face ca mențiunea să nu fie recunoscută la instituția de destinație.

Al doilea punct de control este păstrarea fizică a legăturii dintre document și mențiune. Paginile documentului apostilat nu trebuie desprinse, iar pe el nu trebuie făcută nicio altă operațiune. Dacă traducerea urmează să fie atașată documentului ulterior, trebuie să se vadă limpede de ce exemplar a fost legată.

Ce nu confirmă apostila?

Cele mai multe așteptări greșite legate de apostilă se nasc din exagerarea a ceea ce acoperă mențiunea. Apostila nu spune că este adevărat conținutul documentului. Faptul că o diplomă este apostilată nu înseamnă nici că acea diplomă va fi socotită valabilă în țara de destinație; recunoașterea echivalenței și recunoașterea sunt o procedură cu totul separată și sunt duse de o altă instituție.

Tot așa, apostila nu dă nicio garanție privind exactitatea traducerii. Apostila aplicată pe o traducere legalizată notarial confirmă doar competența notarului. Cel care răspunde de calitatea traducerii este tot traducătorul. A ști că aceste trei straturi (conținutul, traducerea, competența) poartă răspunderi distincte vă ajută să vedeți dinainte unde se poate împotmoli dosarul.

A treia așteptare greșită privește viteza. Apostila scurtează lanțul de supralegalizare, dar nu aduce procedura la zero; procurarea documentului, traducerea lui și, dacă este nevoie, avizul prealabil cer în continuare timpul lor. Veriga cea mai lentă a lanțului nu este de obicei apostila, ci obținerea documentului de la instituție.

Documentele străine care vor fi folosite în Türkiye

Procedura funcționează și în sens invers. Pentru ca un document întocmit în străinătate să poată fi folosit în Türkiye, se așteaptă ca el să fi primit apostila în propria țară. Notarul sau guvernoratul din Türkiye nu certifică competența unei autorități străine; de aceea prima verigă a lanțului se face întotdeauna în țara în care a fost întocmit documentul.

După ce documentul străin apostilat ajunge în Türkiye, atât documentul, cât și mențiunea se traduc în turcă și, dacă este nevoie, traducerea trece prin legalizare notarială. Greșeala frecventă este ca numai documentul să fie tradus, iar mențiunea de apostilă să rămână netradusă; în acest caz dosarul poate fi socotit incomplet.

Dacă țara de destinație nu este parte la convenție, și pentru documentul care va fi adus în Türkiye se pune în mișcare lanțul de supralegalizare: avizul autorității competente din propria țară a documentului, apoi supralegalizarea de către reprezentanța Türkiye din acea țară. Fiindcă această cale durează mai mult, ea trebuie începută înainte de a face planul de călătorie.

A doua problemă frecventă la documentele străine este lipsa unui corespondent al documentului în Türkiye. O formă de evidență proprie unei alte țări poate purta o denumire de document care nu are un echivalent exact în turcă. În astfel de cazuri, abordarea corectă este redarea denumirii documentului într-un mod descriptiv și păstrarea în traducere și a denumirii din limba-sursă; potrivirea cu o denumire locală de document produce o pretenție de echivalență care nu există.

Ce stabilește prețul?

Poziția oficială plătită pentru mențiunea de apostilă și contravaloarea serviciului de traducere trebuie gândite separat. Pe partea de traducere, costul este stabilit de numărul de pagini, de perechea de limbi și de densitatea tehnică a documentului. Pe partea de procedură, ceea ce stabilește volumul de muncă nu este numărul de documente, ci prin câte autorități diferite va trece dosarul.

În timp ce pentru o singură diplomă este de ajuns o singură vizită la guvernorat, un dosar de cinci documente întocmite în trei orașe cere o coordonare mult mai mare. De aceea, la lucrările cu apostilă oferta nu se poate da fără a vedea lista documentelor. Ce anume este cuprins în preț, poziție cu poziție, explicăm pe pagina de tarife.

Situații întâlnite frecvent

• Îndreptarea după apostilă. Cea mai mică modificare făcută pe document după obținerea mențiunii lasă apostila fără efect; procedura începe de la capăt.
• Documentele cu semnătură electronică. La unele documente produse electronic, procedura apostilei funcționează altfel. Dacă documentul are o adresă de verificare cu cod QR, trebuie întrebat dinainte dacă instituția de destinație o acceptă sau nu.
• Documentele standard multilingve. Unele documente de stare civilă pot fi întocmite în mai multe limbi și, în acest caz, se poate să nu se mai ceară traducere; cerința apostilei nu dispare însă.
• Limita de timp. Apostila în sine nu are termen de valabilitate, dar documentul de sub ea poate avea. Instituțiile se uită de cele mai multe ori la data documentului, nu la data mențiunii.

Când ne transmiteți lista documentelor prin formularul de ofertă, stabilim dinainte și vă comunicăm ce autoritate este competentă pentru fiecare document și ce ordine se va urma.

Prezentarea de mai jos rezumă practica tipică; practica instituțiilor se poate schimba. Înainte de a hotărî, este bine să vă uitați la publicația proprie a instituției.